Foire aux questions

Trois sections sont disponibles. La première couvre les questions éthiques de 1 à 11. La seconde, les questions techniques de 1 à 24. Et la dernière, la collecte et gestion des données de recherche de 1 à 5.

Questions éthiques

1. Quel type de projet DOIT être évalué par le CERPÉ plurifacultaire?

1) Projet d’une personne étudiante :

Il s’agit d’un projet d’une personne étudiante qui ne s’insère pas dans le projet en cours d’une personne professeure de l’UQAM.

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire en remplissant la demande « Projet ayant reçu un certificat éthique d’un autre comité d’éthique de la recherche ». 

1.1) Le projet implique l’administration d’un questionnaire (anonyme ou non), d’un test, d’un entretien (individuel ou de groupe), le prélèvement de matières biologiques et/ou l’administration d’un traitement expérimental.

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.

1.2) Le projet implique l’observation de personnes dans un lieu public (il peut aussi s’agir d’un lieu virtuel, comme Facebook, Twitter, etc.).

Vous devez soumettre une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire si vous prévoyez une intervention planifiée ou une interaction directe avec les personnes ou les groupes que vous observés ET/OU si les personnes ou groupes visés par votre recherche ont des attentes en matière de vie privée ET/OU si la diffusion des résultats de votre recherche pourrait permettre d’identifier des personnes en particulier. Autrement dit, pour que vous soyez exempté.e de faire une demande, il faut que l’observation n’implique aucun contact avec les personnes, que ces personnes n’aient pas d’attentes en matière de vie privée ET qu’il n’existe aucune possibilité qu’un lecteur de votre travail de recherche puisse retracer l’identité de ces personnes.

1.3) Le projet implique l’utilisation d’information accessible au public

Vous n’avez pas à soumettre une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire si votre recherche est fondée sur de l’information légalement accessible au public et dûment protégée par la loi (fichiers de Statistiques Canada, archives nationales, matériel d’archives ou base de données soumis à des restrictions par le donateur, registres de décès, etc.) ou sur de l’information accessible au public (journaux, films, publications officielles, expositions, installations artistiques, etc.) et que les personnes visées par cette information n’ont pas d’attente en matière de vie privée. S’il s’agit d’informations accessibles au public sur des sites numériques, et qu’il existe une possibilité que les personnes visées par ces informations aient des attentes en matière de vie privée, vous devez faire évaluer votre projet par le CERPÉ plurifacultaire.

1.4) Le projet implique la participation de personnes en leur qualité d’expert
Vous n’avez pas à soumettre une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire si votre recherche est fondée sur de l’information qui vous est fournie par des personnes en leur qualité d’expert. Voir ce que dit l’EPTC à cet égard : «Dans certains cas, le projet de recherche peut comporter une interaction avec des personnes qui ne sont pas elles-mêmes visées par la recherche, en vue d’obtenir de l’information. Par exemple, un chercheur peut recueillir, auprès d’employés autorisés à communiquer des renseignements ou des données dans le cours normal de leur travail, de l’information au sujet d’organisations, de politiques, de méthodes, de pratiques professionnelles ou de rapports statistiques. Ces personnes ne sont pas considérées comme des participants aux termes de la Politique. Cette situation se distingue de celle où des personnes sont considérées comme des participants parce qu’elles sont elles-mêmes visées par la recherche. Par exemple, des personnes qui sont interrogées sur leurs opinions personnelles sur des organisations ou qui sont observées dans leur milieu de travail pour les besoins de la recherche sont considérées comme des participants.»

1.5) Le projet implique une utilisation secondaire de données (c’est-à-dire l’utilisation de données collectées à l’origine à d’autres fins, incluant les données d’archives privées ou dont la collecte a été obtenue par un sous-traitant, comme une firme de sondage par exemple) qui sont directement identificatoires (nom, numéro d’assurance sociale, adresse, etc.) ou indirectement identificatoires (date de naissance, lieu de naissance, caractéristique distinctive, etc.) ou qui ont été rendues anonymes (signifiant qu’elles n’étaient pas anonymes au terme de la collecte mais ont été dénominalisées par la suite).

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.
Les seuls projets impliquant une utilisation secondaire de données qui n’ont pas à être évalués par le CERPÉ plurifacultaire sont ceux qui font appel à des données anonymes, auxquelles aucun identifiant n’a jamais été associé.

1.6) Mon projet implique l’utilisation secondaire de données (c’est-à-dire l’utilisation de données collectées à l’origine à d’autres fins) auxquelles aucun identifiant n’a jamais été associé (comme une enquête anonyme.)

Vous n’avez pas à déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.

2) Mon projet EST DIRECTEMENT lié au projet en cours d’une personne professeure

Il s’agit d’un projet d’une personne étudiante qui se réalise à l’intérieur d’un projet mené par sa direction /codirection de recherche de l’UQAM ou d’une autre université.

2.1) Le projet est directement lié au projet en cours d’une personne professeure de l’UQAM qui détient un certificat d’approbation éthique valide émis par le Comité institutionnel d’éthique de la recherche avec des êtres humains (CIEREH).

Vous n’avez pas à soumettre votre projet au CERPÉ plurifacultaire. Vous devez toutefois vous assurer que votre nom soit inclus sur le certificat d’approbation éthique de cette personne professeure et que ce certificat demeure valide jusqu’au moment du dépôt de votre travail de recherche. À noter que cela ne vous dispense pas de la nécessité de vous former adéquatement en complétant le didacticiel de l’EPTC.

2.2) Le projet est directement lié au projet en cours d’une professeure d’une autre université qui détient un certificat d’approbation éthique valide émis par le Comité d’éthique de la recherche de cette université.

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.

Si le certificat d’approbation éthique de la personnes professeure a été émis par un établissement qui adhère aux dispositions de l’EPTC 2 (donc tout établissement universitaire canadien), vous devez le signaler en réponse aux questions préalables de la demande d’approbation éthique initiale et cela vous donnera accès à une version écourtée de la demande. La demande désigné pour ce type de projet est « Projet ayant reçu un certificat d’un autre comité d’éthique de la recherche ». Vous devrez joindre à votre demande les documents qui ont été soumis à l’autre établissement en vue d’obtenir le certificat d’approbation éthique, de même que le certificat d’approbation éthique lui-même (qui devra toujours être valide). Idéalement, votre nom serait inclus sur le certificat d’approbation éthique de cette personne professeure. S’il n’est pas dans la pratique de l’autre établissement d’ajouter le nom d’une personne étudiante sur le certificat d’approbation éthique, il est de votre responsabilité de vous assurer que la personne professeure confirme que votre projet est directement lié au sien (vous pourrez joindre à la demande une lettre ou un échange de courriels faisant office de confirmation). Si le certificat d’approbation éthique provient d’une université à l’extérieur du Canada, vous devrez compléter la demande d’approbation éthique régulière.

3) Mon projet est lié à un projet antérieur d’une personne professeure

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.
Si vous prévoyez utiliser les données collectées par une personne professeure dans le cadre d’un projet de recherche qui est terminé, votre projet se base donc sur une utilisation secondaire des données. Vous devez soumettre votre projet au CERPÉ plurifacultaire, à moins que les données concernées soient anonymes (non pas anonymisées, mais bien qu’elles aient été anonymes dès le départ).

4) Mon projet implique une utilisation secondaire de données

4.1) Le projet implique une utilisation secondaire de données (c’est-à-dire l’utilisation de données collectées à l’origine à d’autres fins, incluant les données d’archives privées ou dont la collecte a été obtenue par un sous-traitant, comme une firme de sondage par exemple) qui sont directement identificatoires (nom, numéro d’assurance sociale, adresse, etc.) ou indirectement identificatoires (date de naissance, lieu de naissance, caractéristique distinctive, etc.) ou qui ont été rendues anonymes (signifiant qu’elles n’étaient pas anonymes au terme de la collecte mais ont été dénominalisées par la suite).

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.
Les seuls projets impliquant une utilisation secondaire de données qui n’ont pas à être évalués par le CERPÉ plurifacultaire sont ceux qui font appel à des données anonymes, auxquelles aucun identifiant n’a jamais été associé.

4.2) Mon projet implique l’utilisation secondaire de données (c’est-à-dire l’utilisation de données collectées à l’origine à d’autres fins) auxquelles aucun identifiant n’a jamais été associé (comme une enquête anonyme.)

Vous n’avez pas à déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire.

5) Je mène un projet de recherche dans le cadre d’un cours

En vertu de la Politique 54 de l’éthique de la recherche sur des êtres humains, «Les activités de recherche menées dans le cadre d’un cours uniquement à des fins pédagogiques et qui ne mènent pas à la diffusion des données au-delà des exigences du cours, ni à une utilisation secondaire des données recueillies, n’ont pas à être évaluées par un Comité d’éthique de la recherche. Si par la suite ces données sont utilisées à des fins de recherche, cette utilisation sera considérée comme une utilisation secondaire des renseignements et le projet devra alors faire l’objet d’une approbation éthique. Dans tous les cas, si les activités de recherche menées dans le cadre d’un cours soulèvent des questions d’éthique, elles pourront faire l’objet d’une évaluation éthique.»

6) Je suis un chercheur de l’extérieur de l’UQAM et je compte faire une recherche auprès des membres de la communauté de l’UQAM

Vous devez soumettre votre demande d’évaluation éthique au Comité institutionnel d’éthique de la recherche avec des êtres humains (CIEREH).

7. Projet réalisé sous les auspices d’un autre établissement

Il s’agit d’un projet d’une personne étudiante qui est réalisé au sein d’un autre établissement (université, hôpital, CIUSSS, Centre Jeunesse, etc.) et qui adhère aux dispositions de l’EPTC 2.

Vous devez déposer une demande d’approbation éthique initiale au CERPÉ plurifacultaire en remplissant la demande « Projet ayant reçu un certificat éthique d’un autre comité d’éthique de la recherche ». 

2. Quel type de projet ne doit PAS être évalué par le CERPÉ plurifacultaire?

Projets ne nécessitant PAS le dépôt d’une demande d’approbation éthique initiale.

Un projet de recherche peut être exempté d’une approbation éthique initiale, par exemple, dans les cas suivants:

  • L’information est légalement accessible au public et adéquatement protégée en vertu d’une loi (article 2.2 de l’ÉPTC2) ;
  • L’information est accessible au public et il n’y a pas d’attente raisonnable en matière de vie privée (article 2.2 de l’ÉPTC2) ;
  • L’observation de personnes dans des lieux publics aux conditions suivantes (article 2.3 de l’ÉPTC2):
    • a) il n’y a aucune intervention planifiée ou interaction directe avec des personnes ou des groupes;
    • b) les personnes ou groupes observés n’ont pas d’attente raisonnable en matière de vie privée ;
    • c) la diffusion des résultats de la recherche ne permet pas d’identifier des personnes en particulier  ;
  • L’utilisation secondaire reposant exclusivement sur des renseignements anonymes à la condition que les procédures de couplage, d’enregistrement ou de diffusion ne créent pas de renseignements identificatoires (article 2.4 de l’ÉPTC2) ;
  • Les activités se déroulant dans le cadre du déroulement normal d’une organisation et exigeant la participation des personnes visées par ces activités (ex : évaluation de programme, assurance de la qualité ou révision de programmes ou de services), à la condition qu’elles ne servent pas à répondre à une ou des questions de recherche (article 2.5 de l’ÉPTC2) ;
  • « Les activités artistiques qui intègrent essentiellement une pratique créative [sauf si elles font] appel à une pratique créative en vue de recueillir auprès de participants des réponses qui seront ensuite analysées dans le cadre des questions liées au projet de recherche » (EPTC 2, Article 2.6)
  • Des données de recherche reposant exclusivement sur le chercheur et l’observation de son propre comportement ;
  • L’utilisation primaire ou secondaire de renseignements anonymes.

-> Tableau récapitulatif des projets requérant une évaluation par le CERPE

3. Un projet de recherche-création nécessite t-il une approbation éthique initiale ?

Les personnes étudiantes effectuant un projet de recherche-création doivent se référer à l’article 2.6 de l’EPTC2 pour déterminer si leur projet nécessite ou non un certificat éthique. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter le CERPÉ plurifacultaire.

Article 2.6

« Les activités artistiques qui intègrent essentiellement une pratique créative ne nécessitent pas d’évaluation par un CER. Cependant, un examen par un CER s’impose si un projet de recherche fait appel à une pratique créative en vue de recueillir auprès de participants des réponses qui seront ensuite analysées dans le cadre des questions liées au projet de recherche ».

Application La pratique créative est un processus par lequel un artiste produit une œuvre ou des œuvres d’art ou les interprète. Il arrive qu’elle comporte aussi l’étude du processus de création d’une œuvre d’art. Les activités artistiques qui intègrent essentiellement une pratique créative ne nécessitent pas d’évaluation éthique par un CER. Il se peut, toutefois, que de telles activités soient encadrées par des pratiques d’éthique établies dans le secteur de la culture.

Prenez note que si les information sont fournies par une personne à titre d’expert ou d’employé autorisé par son supérieur à communiquer au chercheur des renseignements dans le cours normal de son travail, vous n’avez pas besoin de déposer une demande d’approbation éthique.

Selon l’article 2.1 de l’ÉPTC 2, « Ces personnes ne sont pas considérées comme étant des participants au sens de la Politique. Cette situation se distingue de celles où des personnes sont considérées comme étant des participants parce qu’elles sont l’objet de la recherche. Par exemple, des personnes à qui on demande leurs opinions personnelles sur des organisations ou qui sont observées dans leur milieu de travail pour les besoins de la recherche sont considérées comme des participants ».

4. Quels sont les principaux fondamentaux guidant la recherche impliquant des êtres humains?

Le respect de la personne

Ce principe signifie que l’on reconnait et respecte le droit du libre arbitre de la personne. Trois règles en découlent.

  1. Le consentement doit être éclairé
    La personne pressentie pour participer à la recherche doit être dûment informée de la nature de la recherche et de ses implications afin qu’elle y consente en toute connaissance de cause.
  2. Le consentement doit être libre
    La personne pressentie pour participer à la recherche ne doit en aucune façon se sentir obligée d’y participer.
  3. Le consentement doit être continu
    La personne participant à la recherche doit être informée des développements qui peuvent l’affecter et son consentement doit au besoin être revalidé.

La préoccupation pour le bien-être

Ce principe signifie que l’on doit protéger la personne de tout risque inutile ou évitable. Deux règles en découlent.

  1. La personne et les renseignements la concernant doivent être protégés
    Les risques potentiels auxquels est exposée la personne en participant à la recherche doivent être identifiés et des mesures mises en place pour prévenir les répercussions négatives sur son bien-être.
  2. Les risques auxquels la personne participant à la recherche est exposée ne doivent pas être plus importants que les bénéfices raisonnablement attendus par la recherche.

La justice

Ce principe signifie que les personnes doivent êtres traitées de façon juste et équitable. Deux règles en découlent.

  1. La conduite de la recherche doit être indépendante et impartiale
    Les liens entre la personne menant la recherche (incluant sa direction de recherche et, le cas échéant, les personnes collaboratrices) et les personnes y participant ne doivent pas en compromettre le déroulement.
  2. La conduite de la recherche doit être équitable
    La recherche doit respecter les principes d’égalité entre les humains (aucune discrimination en raison du sexe, de la religion, de la race, etc.) et faire en sorte d’impliquer tous les groupes qui pourraient en bénéficier.

5. Quelle demande d’approbation éthique initiale dois-je remplir?

Selon les données utilisées pour votre recherche, il y a 4 options. Si vous êtes incertain.e, veuillez en discuter avec votre direction de recherche.

6. Je souhaite apporter des changements à mon protocole ou devis de recherche en cours de réalisation. Que dois-je faire ?

  • Vous devez compléter et transmettre au CERPÉ plurifacultaire une demande de modification afin de maintenir la validité de votre certificat d’éthique.
  • Vous avez la responsabilité d’informer, sans délai, le CERPÉ plurifacultaire des modifications apportés à votre protocole ou devis de recherche en cours de réalisation. Ce dernier évaluera la portée des modifications ainsi que les conséquences (positives et négatives) pour les participants à la recherche.

7.Les essais, les projets et les rapports de stage nécessitent-ils une approbation éthique initiale ?

Les personnes étudiantes effectuant un essai, un projet d’application, un projet d’intervention, un projet dirigé ou un rapport de stage impliquant une collecte de données auprès d’êtres humains devraient également soumettre une demande d’approbation éthique initiale auprès du CERPÉ plurifacultaire. Le CERPÉ plurifacultaire suggère également de suivre la Formation en éthique de la recherche (FER).

8. Je réalise ma recherche à l’étranger. Que dois-je faire?

Lorsque la recherche se déroule à l’extérieur du Canada, les personnes étudiantes doivent se soumettre aux principes éthiques qui régissent la recherche dans ces pays et, dans certains cas, aux exigences légales qui y sont prévues. En aucun cas, les règles suivies par les personnes étudiantes de l’UQAM ne pourront toutefois accorder aux personnes participantes à la recherche une protection inférieure à celle de la présente politique.

La personne étudiante qui souhaite effectuer son travail de recherche à l’étranger doit consulter avant son départ le Service des relations internationales et diplomatiques. Elle doit aussi visiter le site des Affaires étrangères du Canada pour connaître les risques en courus dans le pays de destination avant de remplir sa demande d’approbation éthique initiale.

Liens utiles :

9. Est-ce que j’ai besoin d’une approbation éthique initiale pour mener une phase exploratoire?

La phase exploratoire ne nécessite pas d’approbation éthique initiale selon l’article 2.1 de l’ÉPTC 2 : « .. les chercheurs peuvent prendre contact avec des personnes ou des communautés en vue de créer des partenariats de recherche ou de réunir de l’information pour l’élaboration du projet de recherche ».

Cependant, « si le chercheur désire par la suite utiliser dans le cadre de sa recherche de l’information recueillie auprès de personnes ou de communautés pendant la phase exploratoire, il doit préciser cette intention lors de la transmission de la demande d’évaluation de l’éthique, et prévoir des dispositions pour obtenir le consentement des personnes qui ont fourni les renseignements ». Les données recueillies pendant la phase exploratoire ne pourront donc pas être utilisées dans un projet de recherche subséquent sans avoir obtenu d’approbation éthique du CERPÉ plurifacultaire.

10. Est-ce que j’ai besoin d’une approbation éthique initiale pour mener une étude pilote?

L’étude pilote nécessite une approbation éthique initiale, car elle est une version réduite de l’étude principale (p. ex. moins de participants, période plus courte).

Selon l’article 2.1 de l’ÉPTC 2, « les études pilotes visent à évaluer la faisabilité ou à guider l’élaboration d’une étude subséquente qui vise à répondre à une question de recherche. Elles ne sont pas destinées à produire des résultats définitifs sur la question de recherche, mais elles peuvent faciliter la réussite de l’étude principale ».

11. Mon projet de recherche implique la participation de personnes mineures de 14 ans et plus, dois-je obtenir le consentement parental ?

La participation de personnes mineures à un projet de recherche nécessite d’informer les parents (ou les tuteurs légaux) et d’obtenir leur consentement à la participation de leur enfant. Cependant, selon le niveau de risque du projet de recherche pour les personnes mineures de 14 ans et plus, le comité d’éthique de la recherche peut en décider autrement.

Ainsi, le consentement à une recherche susceptible de porter atteinte à l’intégrité d’une personne mineure doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. La personne mineure de 14 ans et plus peut néanmoins consentir seul si, de l’avis du comité d’éthique de la recherche, la recherche ne comporte qu’un risque minimal et que les circonstances le justifient.

Questions techniques

1. Comment puis-je déposer une demande d’approbation éthique initiale et continue (renouvellement, modifications, fin de projet (avis final de conformité)?

Vous trouverez la procédure au lien suivant : étapes pour déposer une demande d’approbation éthique initiale et continue (renouvellement, modifications et fin de projet (avis final de conformité).

Prenez note que votre certificat éthique est valide pour une durée d’un an à partir de la date d’émission. Au terme de ce délai, un rapport d’avancement de projet doit être soumis au comité, en guise de rapport final (demande de fin de projet (avis final de conformité) si le projet est réalisé en moins d’un an, et en guise de rapport annuel (demande de renouvellement) pour le projet se poursuivant sur plus d’une année au plus tard un mois avant la date d’échéance. Afin de vérifier si votre certificat éthique est valide, veuillez vous rendre sur la plate-forme Nagano dans « Mes projets ».

2. Quelle est la date limite pour déposer une demande d’approbation éthique initiale?

Il n’y a aucune date limite pour déposer un projet dont le risque est minimal pendant le trimestre d’automne et d’hiver. Il peut être déposé en tout temps. Les projets dont le risque est minimal sont évalués en mode délégué (deux évaluateurs). Cependant, durant le trimestre d’été, veuillez consulter le calendrier des dates limites du CERPÉ plurifacultaire.

Les projets comportant pour les personnes participantes des risques plus élevés que ceux auxquels les expose la vie quotidienne sont évalués en comité plénier à l’occasion de l’une des rencontres au calendrier du CERPÉ plurifacultaire. Ils doivent avoir été transmis au plus tard à la date limite de dépôt.*

3. Quels sont les délais de traitement d’une demande d’approbation éthique initiale ?

À partir du moment où la demande d’approbation éthique initiale est approuvée par la direction/codirection ou la supervision de recherche sur la plateforme Nagano, il faut compter plus ou moins 4 à 6 semaines ouvrables pendant le trimestre d’automne et d’hiver pour que l’évaluation soit complétée si la demande d’approbation éthique initiale est complète et s’il s’agit d’un projet à risque minimal.

Si la demande d’approbation éthique initiale est incomplète (pièces manquantes ou précisions requises), les personnes étudiantes en sont informées aussitôt et sont invitées à compléter leur demande avant de la soumettre de nouveau. L’évaluation sera alors retardée de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines dans certaines situations. Assurez-vous de relire votre demande d’approbation éthique initiale. Cela permet de relever des incohérences entre les différents documents, qui sont souvent responsables d’une demande retournée.

Il est à noter que les délais d’évaluation sont plus longs pendant le trimestre d’été considérant les vacances des membres et du personnel. Il faut compter plus ou moins 8 à 10 semaines ouvrables pour recevoir les commentaires du CERPÉ plurifacultaire lors du dépôt d’une nouvelle demande d’approbation éthique initiale pour un projet à risque minimal.

4. À quel CERPÉ dois-je m’adresser si j’ai des questions? CERPÉ plurifacultaire ou CERPÉ FSH?

Il y a deux comités d’éthique de la recherche pour les projets étudiants impliquant des êtres humains au sein de l’UQAM. Ces comités sont:

CERPÉ plurifacultaire :

École des sciences de la gestion, Faculté de communication, Faculté de science politique et de droit, Faculté des arts, Faculté des sciences, Faculté des sciences de l’éducation

CERPÉ de la Faculté des sciences humaines :

Faculté des sciences humaines

5. J’ai perdu mon identifiant UQAM (code d’accès MS) et/ou mon mot de passe. Comment puis-je les récupérer?

Vous pouvez les récupérer en vous rendant à l’adresse suivante : Code d’accès MS. Si vous éprouvez des difficultés à les récupérer, vous pouvez contacter le soutien technique.

6. Comment ma direction de recherche et /ou ma codirection de recherche font-elles pour avoir accès à ma demande d’approbation éthique initiale et pour la signer?

Si vous les avez ajoutées dans la section « Direction de recherche » de votre demande et à titre de membre de votre « Équipe de projet », elles recevront une notification par courriel les informant qu’elles y ont maintenant accès. Exemple d’une notification envoyée à une direction de recherche et/ou codirection :

« L’utilisateur Gagnon, Martine a été ajouté au projet 2022-1919 ».

Exemple d’une capture pour ajouter votre direction de recherche à titre de membre de votre « Équipe de projet » :

À la suite de la notification envoyée par courriel, elles pourront signer votre demande en accédant à leur compte Nagano via le bouton du menu du haut « Mes projets ». Elles doivent s’authentifier avec leur code MS de l’UQAM en cliquant sur type de connexion : UQAM.

« Mes projets » =

« Section : I – Engagements et signatures » =

* Dès que votre direction de recherche aura signé votre demande, vous pourrez la déposer et la transmettre au CERPÉ plurifacultaire.

Prenez note que si votre codirection de recherche n’est pas une personne professeure à l’UQAM, elle doit écrire un courriel à cerpe-pluri@uqam.ca avec son adresse courriel de son université et préciser votre nom, prénom et votre numéro de projet. Ensuite, un compte lui sera créé et vous pourrez l’ajouter à titre d’« utilisateurs du projet ». Elle doit s’authentifier avec son identifiant Nagano en cliquant sur type de connexion : Nagano.

Si votre direction de recherche et/ou codirection ne donne pas suite à votre demande de signature après quelques jours, veuillez la contacter directement par courriel.

Prenez note que les directions de recherche et codirection de recherche doivent vérifier pour quelles activités elles souhaitent recevoir une notification. Pour ce faire, elles doivent consulter leur profil à l’adresse suivante : https://uqam.nagano.ca/profile/activity_registrations

Prenez note que certaines directions de recherche et codirection de recherche ont parfois deux « Identifiants » pour accéder à Nagano : «  Identifiant UQAM » et « Identifiant Nagano ». Votre projet peut donc se trouver dans l’un ou l’autre des deux « Identifiants » selon celui que vous avez sélectionné. Veuillez en informer votre direction de recherche et codirection de recherche, le cas échéant.

Prenez note que les signatures de la direction de recherche et/ou de la codirection sont requises seulement pour les demandes initiales. Les signatures de la direction de recherche et/ou de la codirection ne sont pas requises pour les demandes de renouvellement, de modifications et de fin de projet (avis final de conformité).

7. J’ai déposé ma demande d’approbation éthique initiale il y a quelques semaines ou mois, mais je n’ai pas reçu de retour. Pourquoi?

Trois raisons principales peuvent l’expliquer :

1) Votre demande vous a été retournée par le CERPÉ plurifacultaire. Il vous a transmis des commentaires et souhaite que vous précisiez certaines parties de votre demande. Vous êtes donc invité à consulter les sections rouvertes de votre demande et de répondre à ses commentaires.

Voici un exemple d’une section rouverte identifiée par un « rectangle violet »  :

2) Certaines périodes de l’année sont plus achalandées que d’autres. En particulier en début et fin de trimestre. Nous vous remercions pour votre compréhension.

3) Pendant la saison estivale de juin à août, les activités du CERPÉ plurifacultaire sont ralenties. Les délais de traitement des demandes sont donc plus longs qu’à l’habitude.

* Dans tous les cas, vous pouvez vous connecter en tout temps à Nagano et vérifier le statut de votre projet en cliquant sur « Mes projets » et « Mes projets actifs ».

Voici un exemple d’un statut d’un projet approuvé :

Important : si vous souhaitez recevoir par courriel des notifications concernant votre demande, vous pouvez valider celles qui sont activées dans votre profil. Par défaut, les notifications sont activées. Elles vous indiqueront si le CERPÉ plurifacultaire vous a transmis des informations importantes concernant votre demande. Les notifications sont envoyées toutes les 24 heures via votre rapport journalier d’activités de Nagano.

8. Je vais déposer bientôt mon mémoire ou ma thèse. Que dois-je faire ?

Un projet de recherche étudiant se termine avec le dépôt final (suite aux modifications demandées par le jury, le cas échéant) du mémoire ou de la thèse. La demande de fin de projet (avis final de conformité) doit être soumis pour approbation au CERPÉ plurifacultaire au moins un mois avant le dépôt final (et non initial) du mémoire ou de la thèse. La demande de fin de projet (avis final de conformité) dûment approuvé ainsi que le certificat d’approbation éthique doivent être annexés au travail de recherche de l’étudiant en vue du dépôt final du mémoire ou de la thèse.

Il est déconseillé de faire parvenir votre demande de fin de projet avant que votre projet n’ait été évalué par le jury (dépôt initial), car vous pourriez être amenés à retourner sur le terrain de recherche sur recommandation du jury. Vous devez alors avoir un certificat éthique valide en main.

* Étapes pour déposer une demande de fin de projet (avis final de conformité).

9. Mon projet a été autorisé pour la recherche. Où puis-je obtenir le document officiel attestant l’approbation de ma certification éthique?

Le document officiel téléchargeable se trouve dans l’onglet « Fichiers » de votre dossier Nagano.

10. Le statut de mon projet a changé à « Approuvé conditionnellement ». Que dois-je faire?

Si le statut de votre projet a changé à « Approuvé conditionnellement », cela veut dire que le CERPÉ plurifacultaire vous a transmis des commentaires à la suite de son évaluation. Vous êtes invité à y répondre directement dans votre demande d’approbation éthique en consultant les commentaires au bas des sections rouvertes via votre compte Nagano. Vous n’êtes pas encore autorisé à commencer votre recherche.

Voici un exemple d’une section rouverte identifiée par un « rectangle violet »  :

11. Le statut de mon projet a changé à « Complet ». Qu’est-ce que cela signifie?

Si le statut de votre projet a changé à « Complet », cela veut dire que le CERPÉ plurifacultaire l’a bien reçu. Vous n’êtes pas encore autorisé à commencer votre recherche.

Lorsque l’évaluation de votre projet sera terminé, vous recevrez par courriel une notification vous informant qu’il est « Autorisé pour la recherche » et une copie de votre certificat d’approbation éthique. Vous pourrez à ce moment commencer votre recherche.

12. Le statut de mon projet a changé à « Rouvert ». Qu’est-ce que cela signifie?

Si le statut de votre projet a changé à « Rouvert », cela veut dire que le CERPÉ plurifacultaire vous a transmis des commentaires à la suite de son évaluation.

Vous êtes invité à y répondre directement dans votre demande d’approbation éthique en consultant les commentaires au bas des sections rouvertes via votre compte Nagano. Vous n’êtes pas encore autorisé à commencer votre recherche.

Voici un exemple d’une section rouverte identifiée par un « rectangle violet »  :

13. Puis-je rédiger ma demande d’approbation éthique initiale en anglais?

Selon l’annexe 2 h) de la politique no. 54, « Le formulaire de demande d’approbation éthique doit être rempli en français. Cependant, le formulaire d’information et de consentement et, s’il y a lieu, les instruments de collecte de données peuvent être en anglais s’il s’agit de la langue officielle la mieux comprise par la majorité des participantes, participants de recherche. Lorsque la langue d’usage des participantes, participants n’est ni le français ni l’anglais, le formulaire d’information et de consentement et, s’il y a lieu, les instruments de collecte de données (ex : questionnaire, schéma d’entrevue, sondage) doivent être transmis en français ou en anglais ».

14. Où puis-je obtenir le formulaire d’approbation scientifique ?

Vous le trouverez au lien suivant : formulaire d’approbation scientifique du SCAE.

15. Qui dois-je contacter pour obtenir la signature du SCAE sur le formulaire d’approbation scientifique?

Vous trouverez au lien suivant : la liste de contacts des SCAE.

La personne responsable du SCAE vous retournera le formulaire signé par courriel.

* Si vous êtes une personne étudiante inscrite dans un programme de 1er cycle, veuillez consulter la liste des directions de programmes de 1er cycle.

16. J’ai perdu mon certificat d’accomplissement de la formation éthique à la recherche FER. Comment puis-je le récupérer?

Vous pouvez le récupérer en vous connectant à votre dossier au lien suivant : EPTC 2 : FER. Si vous éprouvez des difficultés, vous pouvez contacter le soutien technique

17. Dois-je cocher les cases de la « liste de documents à joindre » et de la « liste de contrôle » de ma demande ou vont-elles être cochées automatiquement au fur et à mesure que les sections de la demande sont remplies?

Les cases de la « liste de documents à joindre » et de la « liste de contrôle » de votre demande ne vont pas se remplir automatiquement au fur et à mesure que les sections de la demande sont remplies. La personne étudiante responsable du projet doit les cocher une par une.

18. J’ai rempli toutes les sections de ma demande d’approbation éthique initiale, mais je n’arrive pas à la déposer. Pourquoi?

Si vous n’arrivez pas à la déposer, c’est parce que vous n’avez pas répondu à toutes les questions.

Assurez-vous de répondre à toutes les questions de la demande. Ensuite, le bouton « Déposer le projet » sera activé et non inactif « grisé ». Le pas à pas pour déposer une demande d’approbation éthique initiale pourra vous aider.

Voici les cercles de couleurs qui indiquent le statut des questions :

* Si votre direction de recherche n’a pas encore signé votre demande, vous ne pourrez pas la déposer.

19. Comment puis-je recevoir les notifications de Nagano par courriel ?

Si vous souhaitez recevoir les notifications de Nagano par courriel, vous devez les activer via votre profil.

Vous recevrez une fois par jour par courriel dans le « Rapport journalier d’activités » de Nagano toutes les informations concernant les projets dans lesquels vous êtes impliqués à titre de chercheur et/ou de direction et/ou codirection de recherche.

Exemple : « L’utilisateur Gagnon, Martin a été ajouté au projet 2016-4040: PRD 2021 ».

Cette notification vous informe qu’un membre de l’équipe de recherche a été ajouté à votre projet.

20. Comment puis-je obtenir une copie de ma demande d’approbation éthique initiale en format PDF?

Vous devez vous rendre dans votre compte Nagano et cliquer sur l’onglet « Formulaires » et ensuite sur « Aperçu ».

Voici un exemple d’une demande d’approbation éthique initiale téléchargée :

21. Comment puis-je obtenir une copie de mon certificat d’approbation éthique et les fichiers que j’ai joints à ma demande d’approbation éthique initiale?

Vous devez vous rendre dans votre compte Nagano et cliquer sur l’onglet « Fichiers ».

Voici un exemple : :

22. J’ai reçu une notification m’indiquant que mon projet de recherche « a été transmis pour évaluation en comité restreint/délégué à la rencontre du AAAA-MM-JJ ». Est-ce à dire que je recevrai des nouvelles le lendemain de la rencontre?

Non. Un projet de recherche évalué en comité restreint/délégué signifie que deux membres l’évaluent hors rencontre. La date de la rencontre est à titre indicatif seulement. Elle n’a aucun lien avec la date de la décision rendue par l’évaluation des deux membres.

La plateforme Nagano ne fait pas la différence entre un projet évalué en comité restreint/délégué ou en comité plénier. Dans les deux cas, les projets de recherche sont ajoutés à la rencontre la plus près et le type d’évaluation diffère s’il s’agit d’un projet à risque minimal ou à risque plus que minimal.

23. Mon certificat d’approbation éthique arrive à échéance. Dois-je le renouveler?

Si votre projet de recherche n’est pas terminé, vous devez déposer une demande de renouvellement.

Si votre projet de recherche est terminé, vous devez procéder à sa fermeture en déposant une demande de fin de projet.

24. Puis-je tout de même déposer ma demande d’approbation éthique si je n’ai pas obtenu l’approbation scientifique pour mon projet de projet?

Non. L’approbation scientifique est une étape obligatoire avant de commencer la rédaction de votre demande d’approbation éthique. Elle varie selon les programmes. Cette étape peut être confirmée, par exemple, par la réussite d’un ou de plusieurs cours à l’intérieur de votre cheminement académique, ou en vertu d’une entente formelle avec votre Sous-comité d’admission et d’évaluation (SCAE).

Collecte et gestion des données de recherche

1. Je désire utiliser des données secondaires. Quelles informations dois-je fournir ?

La personne étudiante doit joindre à sa demande l’autorisation d’utiliser les données secondaires mentionnées dans sa demande d’approbation éthique initiale. Se référer au formulaire d’approbation organisationnelle. Elle doit aussi joindre le certificat éthique émis à l’origine de la recherche ainsi que la preuve que les personnes participantes à cette recherche ont consenti à ce que leurs informations puissent être utilisées dans des recherches ultérieures.

2. Je désire utiliser des données numériques

Les personnes étudiantes sont responsables de s’assurer que tous les outils numériques, notamment les outils disponibles dans le Web, utilisés dans leur projet de recherche respectent les normes éthiques en vigueur à l’UQAM.

Ainsi, les conditions d’utilisation, politique de confidentialité, politique de sécurité, obligations légales, etc. de ces outils doivent être lus attentivement et pris en considération. La possibilité ou non de détruire les données une fois la recherche terminée doit être elle aussi prise en considération. Les lieux de conservation des données ainsi que les lois qui s’y appliquent doivent être connus de façon à s’assurer qu’ils répondent aux normes et lois en vigueur à l’UQAM et au Québec.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de données numériques, lire la page : Projets ayant recours aux outils numériques.

3. Je désire réaliser une enquête en ligne, quel logiciel sécuritaire puis-je utiliser ?

Nous conseillons fortement l’utilisation du logiciel LimeSurvey mis à disposition par les Services informatiques de l’UQAM. Le service LimeSurvey est offert aux personnes professeures, étudiantes de cycles supérieurs dans le cadre de la réalisation d’un projet de recherche.

LimeSurvey offre un éventail varié de types de questions, incluant des choix de réponses multiples, des matrices (tableaux) et des listes déroulantes. Il vous permet également d’envoyer par courrier électronique des invitations ou des rappels à la population sondée à partir d’une liste de contacts importés. L’utilisation de LimeSurvey ne permet cependant pas l’accès aux listes institutionnelles de courriels (listes de distribution) dont l’usage est restreint à certaines personnes dans le cadre de leurs tâches en vertu du Règlement no 15 de l’UQAM sur la protection des renseignements nominatifs.

Lorsque l’enquête est terminée, les résultats peuvent être exportés en différents formats (Excel, SPSS, CSV, etc.) afin d’en faire l’analyse.

L’utilisation de LimeSurvey ne nécessite aucun téléchargement ou installation et est disponible en libre-service à cette adresse : https://limesurvey.uqam.ca/

Rappelons que les responsables des projets et les administratrices, administrateurs des sondages et enquêtes ont la responsabilité de s’assurer que leurs collectes de données sont conformes à la Politique sur l’éthique de la recherche avec des êtres humains (Politique no 54).

4. Quelles sont les bonnes pratiques pour assurer la sécurité informatique de mes données de recherche?

La sécurité informatique se rapporte aux actifs informationnels représentant l’ensemble des données et des équipements nécessaires à l’évolution de l’information tout au long de son cycle de vie, de son acquisition ou de sa création à sa destruction.

La sécurité informatique est une responsabilité institutionnelle et personnelle de sorte que l’atteinte de ces objectifs repose sur la reconnaissance, ainsi que sur la mise en œuvre d’un ensemble de droits et responsabilités qu’elles soient individuelles ou collectives. Pour en savoir plus, consultez le Guide de bonnes pratiques pour la sécurité informatique des données de recherche

5. Comment détruire mes données après la période d’archivage prévue ?

  • Conserver l’ensemble des données de recherche pour la période requise.
  • Effectuer une élimination sécuritaire de toutes les données en format papier (Ref : Service des archives et de la gestion des documents).
  • Utiliser des mécanismes d’effacement sécuritaire pour tous les équipements électroniques (ex. SDelete pour Windows, Dban,Environnement Mac).
  • Procéder à la destruction physique de CD ou DVD.
  • Conserver un historique et une documentation des données ayant été détruites et des moyens utilisés pour le faire.